Cuando nos disponemos a buscar licitaciones tenemos que tener en cuenta una serie de conceptos para identificar qué tipo de contratos nos estamos moviendo y que es relevante. Lo que buscamos principalmente es una licitación para nuestra empresa que ganemos, genere ingresos y por supuesto un beneficio, esto requiere establecer previamente unos requisitos para obtener buenos resultados de nuestra búsqueda de licitaciones. Es importante definir los requisitos o filtros ya que nos evitará de darnos cuenta de aquellos inconvenientes que puedan surgir más adelante, con el agravante de que hayamos comenzado la fase de preparación de la licitación y ello suponga un desperdicio de los recursos utilizados en la misma. Un ejemplo muy común es que para poder participar sea necesaria determinada experiencia o contar con una clasificación que actualmente no tenga su empresa. ¿Qué pasaría si no nos hemos dado cuenta antes de empezar el estudio de la clasificación? Como decirle a nuestro equipo que deje de trabajar en ella porque no contamos con la firma de una persona o personas, en el caso de una unión temporal de empresas. Todo este tipo de cuestiones deben de tenerse en cuenta antes de empezar. Cuando una empresa ya tiene experiencia en las licitaciones este tipo de cosas ya forman parte de un mecanismo muy bien depurado y organizado. Por eso de gran importancia comentarlo para los licitadores que se inician; una de las cosas que debe saber es que para poder ganar licitaciones debe de ser constante. Uno de los problemas a evitar es caer en el desánimo y dejar de intentarlo.
Las fases de una licitación desde la visión del empresario son la búsqueda de licitaciones, estudio de la licitación y la presentación de la oferta. Vamos a intentar establecer cadenas de trabajo inferior a tres elementos. Si bien la cadena desde el punto de vista de la administración pública es más larga. A continuación puede ver una esquematización de lo que hemos comentado. Cada una de las actividades que comentamos consume tiempo, por eso es importante establecer con detalle los puntos críticos y reducir al máximo el tiempo que dedicamos a cada una de las tareas. No debemos olvidar que toda licitación tiene una deadline, un plazo que nos limita la entrega de nuestro trabajo, por lo tanto no podemos extender más del tiempo necesario a una tarea que no es importante. Teniendo en cuenta además el hecho de que podemos estar preparando varias licitaciones.
Vamos a analizar cada uno de estos puntos:
La búsqueda de licitaciones es lo que vamos a explicar a continuación, es importante definir los parámetros de búsqueda de las licitaciones que nos interesan. Tenemos limitaciones en este aspecto ya que dependemos de fuentes oficiales, de muchas fuentes, lo que hace que no esté centralizado el proceso y menos los motores de búsqueda. En cualquier caso hay herramientas online para conseguir búsquedas. La gran parte de las páginas que tiene licitaciones tienen un servicio RSS, puede comprobarlo, por ejemplo en la parte de abajo en la web www.contrataciondelestado.es puede ver algo como a continuación:
Usando herramientas como lectores de RSS como feedly.com o cualquier otro le permite realizar búsquedas. Así como recibir a tiempo real las licitaciones. El objetivo de todo esto no es más que filtrar lo más detalladamente posible y que cuando tome la decisión de pasar a la siguiente fase sea para completarla y presentar la licitación.
En el estudio de licitaciones es la siguiente fase y tenemos una serie de inputs que son la base para preparar nuestra oferta como el anuncio previo, el anuncio de licitación y los pliegos. En ocasiones puede haber más información disponible para ayudar a entender el objeto de la licitación o también disponer por nuestra parte de más información que no está disponible en la plataforma o perfil del contratante pero que nosotros hemos obtenido; bien porque ya hemos trabajado previamente en la licitación o porque hemos sido adjudicatarios y tenemos información de primera mano sobre la licitación. También porque hemos realizado un trabajo de campo con fotografías, estudios de mercado, toma de datos y mediciones.
Finalmente podemos presentar la oferta, si todo lo hemos hecho bien podemos presentar nuestra muy buena oferta en el plazo indicado. La oferta no solo tiene porque ser económica sino que puede haber una oferta técnica que justifique en parte o gran medida nuestra oferta económica. No debemos descartar en este aspecto la documentación administrativa. Puede parecer que en este punto ya no es importante pero porque previamente hemos hecho la labor de chequearla y comprobar que no tenemos ningún problema. No queremos que a última hora farte un documento.
Sobre la búsqueda de licitaciones cabe destacar que una de las ventajas que ha generado internet es que ha puesto al alcance de cualquier persona, el acceso a la información pública. Esto ha aumentado ha permitido que la probabilidad para encontrarlas han aumentado considerablemente para las pymes. Si quiere hacer una prueba ponga en Google “licitaciones” y obtendrá nada más y nada menos que 12.600.000 de resultados en 0,38 segundos. Es por ello que queremos enfatizar en encontrar más que buscar. Ya que ante tal cantidad de información lo realmente importante es cómo conseguir dar con aquello que nos interesa y que se convertirá en un contrato para nuestra empresa.
Una de las cosas que cabe tener en cuenta es que se pública y no se pública por parte de la administración pública. Si bien sería lo más políticamente correcto que todo se publicara, la realidad es que no es así. En un ejemplo por hacer lo más correcto tenemos el perfil del contratante del ayuntamiento de Gijón[i]. Puede encontrarse con licitación de hasta 100 euros. Aunque esto que es estupendo no es lo habitual en todos los territorios.
La administración pública tiene la obligación de publicar a través de los medios (BOE, Perfil del contratante, diarios oficiales) los procedimientos abiertos, negociados con publicidad, restringido y dialogo competitivo. De alguna manera están exentos los contratos menores y el procedimiento negociado sin publicidad.
Las fuentes de búsqueda de licitaciones tanto con publicidad como sin publicidad utilizadas para encontrar licitaciones, vamos a establecer una primera clasificación entre fuentes primarias y secundarias:
Las fuentes primarias son las que podríamos denominar también de primera mano, es la propia administración pública quien las publica y las actualiza en este tipo de fuentes encontramos los diarios oficiales, perfiles de contratante, plataformas de contratación,… este tipo de fuentes son las que le interesan ya que le permitirán conocer los cambios o cualquier situación que cambie sobre el proceso de licitación.
Las fuentes secundarias son aquellas en que el agente de búsqueda no es la fuente que publica la licitación; en este caso puede ser empresas que publican licitaciones, o sistemas de búsqueda como Google. En este tipo de fuentes la información puede llegar más tarde y no ser tan fidedigna como en el caso anterior.
Es importante advertir cada tipo de fuente ya que el objetivo primordial es conseguir el contrato y no perder tiempo ni recursos innecesarios.
Dentro las principales fuentes primarias de licitaciones que nos podemos encontrar:
Los diarios oficiales: Si una licitación es con publicidad tiene que ser publicada en los diarios oficiales, bien en el boletín oficial del estado o diarios oficiales según corresponda la cuantía o tipología del contrato.
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Un ejemplo del boletín oficial del estado BOE[ii], cuyas búsquedas nos permiten obtener un documento en “pdf” con la información de la licitación.
El documento obtenido es principalmente el anuncio de licitación que es uno de los primeros input sobre los que más tarde hablaremos más detenidamente. Es importante tener en cuenta los diferentes puntos que hemos marcado en amarillo y que son importantes. Como por ejemplo el Objeto del contrato que nos da en una frase cual es la idea principal del mismo, si es un contrato de servicios nos definirá que tipo de servicios. En el caso del ejemplo: “atención a usuarios y asistencia técnica de primer nivel de sistemas y comunicaciones”
Los diarios oficiales autonómicos y provinciales, son otra fuente con la diferencia que al haber gran número de los mismos no se facilita la búsqueda por parte de la administración haciendo un seguimiento de los mismos. En los diarios oficiales solo podremos obtener información del anuncio de licitación. Si queremos obtener los inputs necesarios para nuestra licitación, a través de un enlace se nos indicará donde podemos obtener el resto de documentos.
Las plataformas de contratación son una poderosa herramienta para los licitadores. Su función es simple publicar las licitaciones, tener la información y trasladarla cuando así será requerida a la de los perfiles del contratante. Como caso particular del que nos extenderemos posteriormente, está la plataforma de contratación del estado que permite a la vez de perfil del contratante. Preparando el terreno en un futuro de la oferta electrónica. En esta categoría nos podemos encontrar también las internacionales; que en esencia es las mismas plataformas pero en otros países.
Los perfiles del contratante es una de las principales fuentes de información de licitaciones. Tiene el inconveniente de que no está centralizado. Como hemos visto anteriormente existe en torno a ocho mil municipios en España pero solo podemos encontrar en la plataforma de contratación del estado un 40% de los mismos. Es quiere decir que determinados ayuntamientos utilizan su propia web, no publican o utilizan otras fuentes de publicación. Sobre los perfiles del contratante comentaremos de manera más extensa posteriormente.
Las acciones comerciales son unas habilidades muy importantes dentro del proceso de licitación. Puede parecer que al ser un proceso tan burocrático no sea necesaria una acción comercial. Todo lo contrario de la realidad. En interés por el licitador debe llevar a entablar una conversación con el responsable del contrato. Con el fin de obtener información sobre la licitación, información que por error u omisión no consta en la documentación publicada. La acción comercial es también importante cuando le interesan los contratos menores. Aquellos con contratan por parte de la administración pública son personas como usted y como yo. Si no le conocen o no saben que existe no se planten llamarle. Esto puede solucionarse presentándose, dejando una tarjeta o un dossier de su empresa.
Las principales fuentes secundarias de licitaciones que nos podemos encontrar son:
En periódicos o diarios sean tanto en su versión on-line como en la versión impresa podemos encontrar información sobre licitaciones que van a celebrarse y de las que todavía no se ha producido en anuncio previo. Esto puede ayudarle a adelantarse y conocer con más detalle información sobre la licitación en cuestión. Si bien esto solo suele darse para licitaciones con cierta celebridad o de gran relevancia. De todas maneras no es un medio descartable.
Los blogs o redes sociales a veces nos facilitan información de licitaciones de una forma que antes no se había realizados. Usando medios como los blogs o webs personales hay personas que publican licitaciones. Dentro de estás podemos encontrar la red social de contratación pública www.contratacionpublicacp.com.
Las webs profesionales de búsqueda de licitaciones también nos ofrecen licitaciones a un precio que normalmente suele ser una cuota mensual, trimestral o anual. Ejemplos como www.licitaciones.es o www.infoconcurso.es permiten recibir licitaciones vía directa a través de correo electrónico.
Nos vamos a centrar en dos fuentes primarias principales que son los perfiles del contratante y las plataformas de contratación.
[i] Perfil del contratante del ayuntamiento de Gijón https://sedeelectronica.gijon.es/page/4623-perfil-de-contratante
[ii] Licitaciones en el BOE http://www.boe.es/anuncios/anboe.php
